Должная осмотрительность при выборе контрагента: как проверить и что сохранить
«Мы не проверили контрагента» — одна из самых частых причин доначислений после налоговой проверки. Разбираемся, что такое должная осмотрительность, откуда взялось это требование и как закрыть его за разумное время, а не за неделю переписки с бухгалтерией.
Откуда взялось требование проверять контрагентов
В Налоговом кодексе нет статьи «проявите должную осмотрительность». Но есть ст. 54.1 НК РФ о пределах прав налогоплательщика при исчислении налога, и есть многолетняя практика судов, отталкивающаяся от Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53: если налоговая выгода (вычет НДС, учёт расходов) получена по сделке с фирмой, которая не могла её реально исполнить, а налогоплательщик не проявил разумной осторожности при выборе контрагента, в вычете или расходах могут отказать.
На практике это означает: если ваш поставщик оказался «технической» компанией без сотрудников, офиса и реальной деятельности, отвечать за выбор такого партнёра может и ваша организация — доначислением налога, пени и штрафа.
Что проверить перед сделкой
- Регистрационные данные. Действует ли компания, кто руководитель, совпадает ли адрес и реквизиты в договоре со сведениями ЕГРЮЛ.
- Признаки «технической» компании. Массовый адрес и руководитель, недостоверные сведения, минимальный капитал без активов, нулевая отчётность и численность — подробный разбор в статье «15 признаков фирмы-однодневки».
- Способность исполнить сделку. Есть ли у контрагента лицензия (если нужна), сотрудники, опыт — например, контракты в госзакупках.
- Финансовое состояние. Долги в ФССП, банкротные процедуры, судебные споры как ответчик.
- Полномочия подписанта. Совпадает ли лицо, подписывающее договор, с руководителем по ЕГРЮЛ; если действует по доверенности — актуальна ли она.
Что сохранить на случай проверки
Мало проверить контрагента — важно доказать, что вы это сделали до сделки, а не задним числом. Сохраните:
- Выписку из ЕГРЮЛ или скриншот/отчёт проверки на дату, близкую к дате договора;
- Копии учредительных документов, решения о назначении директора, доверенности (если запрашивали);
- Копию лицензии — если деятельность лицензируется;
- Переписку, коммерческое предложение, деловую переписку по согласованию условий — она показывает, что выбор был содержательным, а не формальным;
- Документы о реальном исполнении: акты, накладные, пропуски на объект, фото поставленного товара.
Сколько усилий — зависит от риска сделки
Закон не требует одинаково глубоко проверять поставщика канцтоваров на 20 000 ₽ и подрядчика по контракту на 20 млн ₽. Разумный подход — соразмерность:
- Небольшая разовая сделка. Проверка статуса, адреса и руководителя в открытых реестрах — 5–10 минут.
- Крупная или длительная сделка. Плюс запрос учредительных документов, отчётности, лицензий, личная встреча или созвон с представителем, проверка репутации (отзывы, судебные споры).
- Аванс или предоплата. Дополнительно — проверка исполнительных производств и признаков банкротства: если у компании уже есть крупные долги, аванс рискует не вернуться.
Как быстро собрать проверку в ФактЧек
Вместо того чтобы вручную открывать сайт ФНС, картотеку арбитражных дел, сайт ФССП и Федресурс по отдельности, можно за один запрос по ИНН, ОГРН или названию получить:
- Статус, реквизиты и руководителя — из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- Индекс доверия с расшифровкой, из чего он сложился;
- Исполнительные производства ФССП и записи о банкротстве;
- Арбитражные дела — в роли истца и ответчика, с исходами;
- Бухгалтерскую отчётность за несколько лет;
- Госконтракты, проверки контролирующих органов, товарные знаки.
Всё это можно сохранить одним файлом — HTML или PDF — с пометкой даты проверки. Это и есть тот самый архив на случай, если налоговая спросит: «А вы проверяли контрагента?».
Частые вопросы
Должная осмотрительность — это обязанность по закону?
Термин «должная осмотрительность» не закреплён в Налоговом кодексе дословно, но суды и налоговые органы используют его при оценке того, знал ли налогоплательщик или должен был знать о недобросовестности контрагента (ст. 54.1 НК РФ, Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Формальной обязанности «проверять всех» нет, но её отсутствие — весомый аргумент против компании при налоговом споре.
Сколько документов нужно запрашивать у каждого контрагента?
Универсального перечня нет — объём проверки должен быть соразмерен риску сделки. Для разовой поставки на небольшую сумму обычно достаточно выписки из ЕГРЮЛ и проверки в открытых реестрах. Для крупного или длительного контракта стоит запросить учредительные документы, копию паспорта и приказа о полномочиях подписанта, лицензии, бухгалтерскую отчётность.
Можно ли использовать отчёт из ФактЧек как доказательство в суде?
Отчёт ФактЧек — это сводка сведений из официальных открытых реестров на конкретную дату, а не юридическое заключение. Он показывает, какие данные были доступны на момент проверки, и может быть частью доказательной базы, но окончательную оценку достаточности проявленной осмотрительности в конкретном споре даёт суд.
Как часто нужно перепроверять контрагента?
Разово — перед сделкой. При длительном сотрудничестве разумно повторять проверку периодически (например, раз в квартал или перед каждой крупной поставкой): статус, руководитель, долги и судебные дела могут измениться.
Нормативные ориентиры
- Налоговый кодекс РФ, ст. 54.1 «Пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) сумм подлежащих уплате налогов, сборов, страховых взносов».
- Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».
- Письмо ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ — обзор практики применения ст. 54.1 НК РФ.
- Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Нормы могут измениться — сверяйтесь с актуальной редакцией на официальном портале правовой информации.
Отказ от ответственности
Материал подготовлен редакцией ФактЧек в справочных целях и не является юридической или налоговой консультацией. Оценку достаточности проявленной осмотрительности в конкретной ситуации даёт суд или налоговый орган с учётом всех обстоятельств дела; при спорной ситуации обратитесь к юристу.
Сведения о компаниях в сервисе берутся из открытых государственных реестров, могут быть неполными или устаревшими и не проверяются редакцией вручную. Индекс доверия — условная оценка, а не официальный показатель. ФактЧек — независимый сервис и не является государственным органом.
Заметили неточность? Напишите на info@faktchek.ru. См. также Условия использования и Правовые основания.